Proyecto modificación sistema registral y notarial.

Las nuevas herramientas que plantea la reforma a notarías y conservadores.

El nuevo proyecto tiene por objeto establecer mayores estándares de transparencia en el sistema notarial actual, impulsando así la incorporación de nuevas tecnologías que permitan a los usuarios un mayor y fácil acceso a los trámites y servicios, para así agilizarlos y disminuir sus costos. 

La función registral y notarial en nuestro país se ha caracterizado por mantener trámites presenciales y registros físicos que generan un sistema poco eficiente, de alto costo y bastante precario.

El proyecto de ley, presentado el 11 de septiembre de 2018 y que se encuentra en su primer trámite ante la Cámara de Diputados, pretende modificar e introducir ciertas normas al Código Orgánico de Tribunales y al Reglamento de Conservadores de Bienes Raíces, con la finalidad de generar nuevas herramientas que permitan a las personas obtener, en menor tiempo y costo, aquellos documentos notariales e inscripciones..

Así, las principales innovaciones que presenta el proyecto dicen relación con el uso de nuevas tecnologías que ayudarán con la obtención, vía internet, de diversos instrumentos públicos; la creación de nuevos registros que facilitará el acceso a la información y la incorporación de nuevos ministros de fe que generarán descongestión en el sistema notarial.

1. Sistemas electrónicos. 

El nuevo proyecto de ley exige a los notarios, conservadores y archiveros contar con sistemas electrónicos que permitan a los usuarios la adecuada tramitación de todos los documentos extendidos o protocolizados.

De esta manera, el proyecto indica que las notarías y los Conservadores deberán disponer de medios necesarios para la emisión, transmisión, comunicación y recepción de información, junto con llevar digitalmente los repertorios, libros, índices u otro tipo de documentos.

Respecto a los notarios, el objetivo de la digitalización se traduce en la propuesta de incorporar un nuevo artículo 401 bis al COT, que les exige contar con los medios tecnológicos que permitan la realización de trámites en línea que, entre otras cosas, contempla el i) extender y otorgar de manera electrónica las escrituras públicas e instrumentos protocolizados; ii) autorizar vía web las copias de escrituras públicas y solicitar los respectivos certificados exigidos por la ley; y iii) consultar, de manera gratuita, los índices de las escrituras públicas e instrumentos protocolizados, los repertorios notariales y el repositorio digital.

Respecto a los valores de los trámites, el proyecto busca introducir un nuevo tipo de regulación, modificando el artículo 54 de la Ley N° 16.250, para contemplar la facultad del Presidente de la República para fijar un rango de precios sobre el cual podrán fijar sus precios los auxiliares de la Administración de Justicia. Esto pretende modificar la regulación de aranceles máximos que hoy hace el Decreto Exento N° 587, de 1998, del Ministerio de Justicia, pero que rara vez se cumple en la práctica.

Lo anterior, sumado a las nuevas obligaciones sobre estándares de transparencia, publicidad y probidad, tienen el objetivo de promover una mayor competencia y disminuir directamente los gastos de los usuarios. Por su parte, el artículo 5° bis (del Reglamento de Conservadores) que se propone, señala que los sistemas registrales de todos los Conservadores deberán permitir a los interesados: i) inscribir electrónicamente los títulos e instrumentos en los respectivos registros; ii) acceder a la información de estos registros digitales; y iii) solicitar copias y certificados de manera electrónica.

2. Registros unificados.

Junto con la incorporación de estos avances tecnológicos, el proyecto plantea crear nuevas plataformas electrónicas que ayuden a los usuarios a realizar trámites y consultar información de manera directa. Estos nuevos registros son: i) folio real; ii) repositorio digital; y iii) archivo digital de poderes.

El primero de ellos se encuentra establecido en el propuesto artículo 51 bis del COT, y consiste en un soporte electrónico que contendrá todas las inscripciones, modificaciones y transferencias de los bienes inmuebles, permitiendo reconstruir un historial jurídico de fácil acceso. De esta manera, con la adopción del folio real los solicitantes disminuirán considerablemente los costos asociados a la confección de estudios de títulos y plazos ligados a las inscripciones de los derechos reales constituidos sobre los bienes raíces.

Por su parte, el repositorio digital será en un sistema unificado de consultas del Servicio del Registro Civil e Identificación que concederá a los usuarios la oportunidad de consultar y obtener acceso a todos los documentos, escrituras públicas, inscripciones, instrumentos protocolizados, certificados y copias emitidos con firma electrónica avanzada[1]. 

Por último, el archivo digital de poderes consistirá en un almacenamiento digital todos los poderes y mandatos otorgados o autorizados en Chile, como también aquellos emitidos en el extranjero y que sean apostillados en nuestro país. Si bien este último registro podrá ser utilizado solo por notarios y conservadores, generará de todas formas una mayor celeridad en los trámites jurídicos respectivos.

3. Nuevos Ministros de fe.

Uno de los puntos que ha generado una mayor discusión, con críticas directas desde la Asociación de Notarios, es la creación de un nuevo ministro de fe llamado Fedatario, quien estaría facultado para certificar situaciones de hecho, en todo el territorio nacional. Todo ello, con el objeto de dar un mayor dinamismo al régimen notarial.

En términos generales, podrán ser Fedatarios aquellas personas que posean el título de abogado, por al menos cinco años; que hayan aprobado el examen de conocimientos jurídicos, de administración y destrezas especiales; y que dispongan en forma permanente de un domicilio en la jurisdicción de la Corte de Apelaciones respectiva.

Conforme a la propuesta, algunos de los actos que estaría facultado el Fedatario a realizar, y que permitirá una de las principales descongestiones de la función notarial, son: los finiquitos, cartas de renuncia, salvoconductos para el cambio de domicilio, firmas en instrumentos que no requieren ser incorporados en un registro público, etc.

4. La “desnotarización” del sistema. 

Junto con las modificaciones ya expresadas, el proyecto busca generar la denominada “desnotarización” de los sistemas públicos y privados que rigen en nuestro país, a través de la eximición y/o eliminación de trámites que exigen el actuar notarial de por medio.

Así, se pretende modificar la Ley N° 19.880 eliminando la exigencia de autorización notarial de la firma del propio interesado, radicando en el funcionario receptor de la documentación la certificación de la identidad de la persona.

En la misma línea, el proyecto contempla la entrega de ciertas atribuciones certificatorias al Servicio de Registro Civil e Identificación, respecto de determinados hechos que constan en sus propios registros, como por ejemplo, el estado civil, defunciones, la sobrevivencia, etc.

5. Conclusiones. 

Por todo lo expresado, es posible señalar que el proyecto de ley busca introducir nuevas tecnologías que permitan una mejor interacción entre los usuarios y funcionarios, logrando a su vez una cierta redistribución de algunas facultades que hoy son privativas de notarios y conservadores en nuestro país.

Estas nuevas herramientas buscan entregar a las personas un fácil acceso a la información, generando una disminución en los costos asociados a la emisión de documentos notariales; como también una mayor celeridad en las inscripciones realizadas ante los Registros del Conservador de Bienes Raíces.

[1] Artículo Décimo Primero, Boletín 12092-07.