Procedimientos administrativos digitales serán una realidad en el mediano plazo con promulgación de la Ley N° 21.180, que modifica a la Ley N° 19.880

Tras un año y medio de tramitación legislativa, se publicó la primera modificación sustantiva en los más de dieciséis años de vigencia de la Ley N° 19.880 –conocida como la Ley de Bases de los Procedimientos Administrativos- incorporando la tramitación electrónica ante el Estado.

El 11 de noviembre de 2019 se ha publicado en Diario Oficial la Ley N° 21.180, que tiene por objeto agilizar los procedimientos ante la Administración a través del uso de medios digitales. Para ello, incorpora una serie de modificaciones a la Ley de Bases de los Procedimientos Administrativos y, además, adecúa una serie de normas respecto a trámites particulares ante la Administración, como aquellos que se realizan ante el Servicio de Registro Civil e Identificación, por mencionar alguno. De esta manera, cabe analizar el contenido de esta importante modificación legal que se espera que cambie radicalmente la forma en que se relaciona el ciudadano con la Administración del Estado, y que constituye la primera enmienda significativa a Ley N° 19.880 desde su publicación en 2003.

1. Nuevos principios digitales del procedimiento 

La esencial modificación de la nueva ley radica en que establece que “todo procedimiento administrativo deberá expresarse a través de los medios electrónicos establecidos por ley, salvo las excepciones legales”. Esto viene a cambiar la regla que permite (pero no obliga) el uso de medios digitales para su tramitación, contenida por años en el artículo 19 de la Ley N° 19.880. 

En este contexto, la ley establece un cúmulo de nuevos principios, relativos a los medios electrónicos. Así, se indica que la tramitación electrónica deberá cumplir con los principios de neutralidad tecnológica, de actualización, de equivalencia funcional, de fidelidad, de interoperabilidad y de cooperación. 

Estos principios obligan a la Administración a mantener actualizadas sus plataformas y a generar medidas que permitan rescatar datos de formatos antiguos (actualización), a otorgarle el mismo valor a los documentos en papel que a los electrónicos (equivalencia funcional), a conservar y registrar íntegramente y en orden sucesivo las actuaciones en el expediente electrónico evitando adulteraciones (fidelidad), a establecer los mecanismos de interacción digital segura y expedita entre los órganos de la Administración a través de estándares abiertos u open data standars (interoperabilidad), y finalmente mandata a los órganos a colaborar entre sí para el uso de medios electrónicos (cooperación). 

2. Las plataformas electrónicas y otras modificaciones. 

Entre las diversas modificaciones que se plantean, el nuevo artículo 18 de la Ley N° 19.880 establece que el ingreso de las solicitudes, formularios o documentos se hará por medio de documentos electrónicos, a través de las plataformas que deberán establecer los órganos de la Administración del Estado. Es más, para poder tramitar en papel, se deberá solicitar autorización al organismo cuando el interesado carezca de los medios para efectuar sus trámites de manera digital. 

El artículo 19 es clarísimo en la obligación de uso de plataformas electrónicas, las que deberán cumplir con estándares de seguridad, interoperabilidad, interconexión y ciberseguridad. Será responsabilidad del servicio público la conservación de los expedientes, velando por su integridad, disponibilidad y autenticidad. 

Un caso de la evolución que se generará lo encontramos, por ejemplo, en el Sistema Nacional de Información y Fiscalización Ambiental (SNIFA) que mantiene la Superintendencia del Medio Ambiente, que funciona solo como registro y expediente público, pues las actuaciones siguen realizándose en papel y luego son subidas al sistema. A partir de esta reforma, las plataformas deberán, además, contener el mecanismo para presentar escritos y documentos, como se hace en la Oficina Virtual Judicial, como hoy en día es posible hacer en los procedimientos ante la Superintendencia de Salud u otros contados servicios. 

Los expedientes electrónicos tendrán acceso permanente (art. 18 inciso segundo) en los que se podrán hacer presentaciones a toda hora, no obstante, cuando se efectúen en día o inhábil, se entenderán realizadas al día hábil siguiente (art. 25 inciso cuarto). Esto significa que finalmente los interesados podrán utilizar íntegramente sus plazos, los que corren hasta las doce de la noche pero que por temas operativos, debían ajustarse a los horarios de atención de los servicios u oficinas de parte. 

Asimismo, se simplifica la actuación mediante apoderados, pues ya no se requiere necesariamente constituir el poder por escritura pública o documento privado ante notario. Ello, pues el nuevo inciso segundo del artículo 22 dispone que bastará con que el poder conste en un documento suscrito mediante firma electrónica, simple o avanzada. 

En el artículo 19 bis se establece los actos de la Administración y los documentos de los interesados deberán cumplir con la Ley N° 19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma. No obstante, en el caso de los documentos del interesado que existan en papel, éstos podrán digitalizarse e ingresarse directamente al expediente electrónico. La forma de cotejar la autenticidad y fidelidad de esos documentos escaneados será dispuesta por un reglamento. Para los documentos que consten en el Estado, será el funcionario el responsable de digitalizarlo, conforme a los sistemas de microcopia o micrograbación establecidos en la Ley N° 18.845. 

El nuevo artículo 24 bis exige que los órganos que tengan en su poder documentos o información respecto de materias de su competencia, deberán remitir electrónicamente éstos a aquel servicio que se lo solicite y que esté tramitando un procedimiento. Con todo, para que se practique esta remisión y los antecedentes contengan datos sensibles conforme a la Ley N° 19.638, el interesado deberá autorizar su envío. En esta misma línea, la ley exige que el ciudadano que inicie un procedimiento electrónico, determine si acepta o no que los datos sensibles que se expresen en ese expediente puedan ser remitidos a otro órgano (art. 30 letra f).

3. Notificaciones 

Otra norma que cambia de forma importante es el artículo 46, pues ahora se establece que notificaciones se practicarán por medios electrónicos en base a la información contenida en un registro único dependiente del Servicio de Registro Civil e Identificación, sobre el cual se configurarán domicilios digitales únicos. Las características y operatividad será regulada mediante reglamento. 

Sobre esto, puede existir una posible antinomia dado que la nueva letra a) del artículo 30 exige que al solicitar el inicio de un procedimiento se indique un correo electrónico para las notificaciones. Por eso, cabe preguntarse ¿qué pasará si la dirección de correo electrónico indicada es distinta a la del domicilio digital único que conste en el SRCI? Probablemente la decisión más prudente será notificar el acto a ambas casillas. 

La notificación por otros medios o por carta certificada será excepcional y deberá ser autorizada por el órgano respectivo, previa solicitud. Con todo, la notificación personal seguirá existiendo pero solo podrá hacerse si el interesado se apersona en las dependencias del órgano específico de la Administración. 

Por otra parte, se indica que deberá enviarse copia electrónica al interesado de toda comunicación entre órganos públicos que se suscite a propósito de la tramitación de un expediente electrónico. 

4. Aplicación transitoria 

La ley modificatoria le otorgará un año al Presidente de la República para dictar uno o más reglamentos que determinen la gradualidad de la aplicación de las nuevas normas y la aplicación de todo o parte de éstas a procedimientos regulados en leyes especiales. Luego de publicado el último de esos reglamentos en el Diario Oficial, el nuevo cuerpo legislativo entrará a regir ciento ochenta días después. 

Con todo, la propia ley establece que la gradualidad en la aplicación no podrá superar, para ningún Órgano de la Administración, el plazo de cinco años, contados desde la publicación de la ley. Es decir, el último trimestre del año 2024, toda la Administración Pública deberá tramitar sus procedimientos de manera electrónica.